Nach welchen Kriterien erfolgt die Waren­bestellung? Wer legt fest, was benötigt wird und in welchen Mengen?

Dr. med. Stefan Beyerlein

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Bedarfsgerechtes und kostenbewusstes bestellen mit Kanban

Wer führt eigentlich die Materialbestellung bei Ihnen durch? Haben Sie eine eigene Abteilung für Materialwirtschaft oder wurde das Bestellwesen an eine externe Firma vergeben? Führen bei Ihnen vielleicht Pflegekräfte oder medizinische Fachangestellte die Verwaltung Ihrer Lagerbestände durch und kümmern sich um deren Wiederbeschaffung?

Und ganz egal wer es tut ... nach welchen Kriterien erfolgt die Warenbestellung? Wer legt fest, was benötigt wird und in welchen Mengen?

Haben Sie in Ihrem Lager, Kammern und Schränken einmal nachgesehen, wie viel Altmaterial dort lagert, welches Geld gekostet hat und jetzt nur Ihren wertvollen Platz verstopft?

Wie oft mussten Sie schon abgelaufenes Material entsorgen und neues anschaffen?

Wie kommt man an sein Material

In vielen Abteilungen erfolgt das Bestellwesen nach dem Push Prinzip. Dies bedeutet, dass Waren von einem Lieferanten in regelmäßigen Abständen und in bestimmten Kontingenten an sie geliefert werden. Irgendwann einmal wurden diese Mengen festgelegt und seitdem konsequent umgesetzt. Der Lieferant drückt also seine Waren in Ihre Lagerräume und füllt sie auf. Dies geschieht losgelöst vom tatsächlichen Bedarf. So kann es vorkommen, dass von Ware A große Überbestände vorliegen, während die gerade benötigte Ware B vergriffen und erst nächste Woche wieder geliefert wird.

Eine andere Möglichkeit, welche ich immer wieder beobachte, nenne ich das Zufallsprinzip. Hierbei wurde eine Person (gerne eine Halbtagskraft) ausgewählt, sich um die Bestände in einem bestimmten Bereich zu kümmern. Auch hier gibt es höchsten Erfahrungswerte der Person, welche Materialien in welchen Mengen vorrätig sein sollten. Die Bestellung erfolgt bei Bestandskontrollen oder auch gerne auf Zuruf. Die Person leistet nach allen Kräften das Beste, jedoch treten immer wieder Probleme auf. Wird beispielsweise eine Ware verspätet geliefert oder ist gerade nicht lieferbar, so kann es zu Engpässen kommen. In solchen Momenten ist die/der Verantwortliche für das Bestellwesen dann gerade im Frei und die anwesenden Mitarbeiter fragen sich, ob das Material wohl überhaupt bestellt ist, ob es noch rechtzeitig kommt oder was man nun am besten machen sollte. Auch in Krankheitsfällen und Urlaub sind Abstimmungsprobleme vorprogrammiert.

Als dritte Möglichkeit kommen Versorgungsfachkräfte ins Spiel. Diese kontrollieren regelmäßig die Schränke und bestellen eifrig nach, so dass die Schränke und Lager immer gut gefüllt sind. Hier erfolgt das Bestellwesen zwar in einem gewissen Maße bedarfsorientiert, jedoch ist der Bestellvorgang hierbei abgekoppelt von dem klinischen Alltag. Es fehlt an klaren Absprachen, Mindestmengen oder Transparenz bei den Bestellungen. In der Regel kommt es hierbei auch zu großen Lagerbeständen und immer wieder kommt es vor, dass das neue Material vorne in das Regal einsortiert wird.

Pull ist das Ziel

Die beste Möglichkeit seine Verbrauchsmaterialien im Griff zu haben ist das Kanban System. Dieses folgt dem Pull Prinzip. Das bedeutet die Waren werden automatisch und nachvollziehbar nur bei Bedarf bestellt. Bewährt hat sich in diesem Zusammenhang ein digitales oder Karteikarten System.

Wie funktioniert Kanban?

Der erste Schritt des Kanban ist es, sich Gedanken über die jeweilige Mindestmenge einer Ware zu machen. Diese Menge hängt vom Verbrauch und der jeweiligen Lieferzeit ab und wird für jede Ware als Grundeinheit definiert. Jeder Grundeinheit wird im Lager oder Schrank ein fester Platz zugewiesen. So ist immer klar ersichtlich, wie der Bestand der jeweiligen Ware gerade ist.

Häufig werden diese Wareneinheiten in Körben gelagert. Diese Körbe werden dann mit einer Karteikarte oder digitalen Signatur versehen, aus der die Art der Ware und die definierte Menge hervorgeht. Weitere Informationen wie Lieferant, Bestellnummer usw. können bei Bedarf hinzugefügt werden. Im Anschluss wird die identische Menge der Ware in einem zweiten Körbchen hinter dem ersten gelagert und ebenfalls mit einer Karte versehen.

Entnommen werden darf nur aus dem vordersten Körbchen. Ist dieses leer, so löst die Karte/Signatur automatisch einen Bestellvorgang aus. Das leere Körbchen tauscht nun mit dem hinteren, noch vollen Körbchen den Platz und so steht ein frischer und kompletter Warensatz unmittelbar zur Verfügung. Trifft die bestellte Ware ein, so wird das leere Körbchen damit bestückt. Sobald das vorder Körbchen wieder leer ist wiederholt sich der oben geschilderte Prozess.

Dieses Vorgehen hat zahlreiche Vorteile.

  1. Sie sichern durch das Einräumen der neuen Ware in das leere (hintere) Körbchen, dass immer das ältere Material verbraucht wird.
  2. Sie haben immer soviel Material zur Verfügung, wie Sie benötigen. Unnötige Überbestände treten nicht mehr auf.
  3. Durch die Definition von Mindestmengen gewährleisten Sie aber auch, dass es keine Materialengpässe oder Lücken mehr gibt.
  4. Das Bestellwesen ist auch unabhängig von einzelnen Personen.
  5. Der Stand der Warenbestellung ist transparent.
  6. Und das wichtigste Argument: Durch diese Art der Lagerhaltung und das Pull Prinzip der Bestellungen können Sie Ihre Lagerbestände und damit auch automatisch Ihre Kosten deutlich senken.

Durch die geringen Lagerbestände und die klar definierten Orte reduziert sich darüber hinaus das Suchen von Waren. Da die Waren nun weniger Platz benötigen, als in einem großen Lager, können Sie nun vor Ort gelagert werden. Damit befinden sie sich genau dort, wo sie benötigt werden... beim Patienten. Dies reduziert Laufwege und Transportwege und schafft mehr Zeit für das Personal.

Mit dieser Prozessanpassung verringern Sie automatisch zahlreiche Verschwendungen und haben einen großen Schritt in Richtung LEAN unternommen.

Viel Erfolg beim Umsetzen. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr,

Dr. Stefan Beyerlein

Geschäftsführer Lean Healthcare GmbH